Köşe yazısı

"Hazırladık ama kimse okumuyor" — İş talimatlarının hüzünlü yeni gerçeği

Bitki fabrikalarında saha eğitimi yaparken, “öğrettiğimi sanıyordum ama nedense karşı tarafa geçmemiş” durumlarıyla sık sık karşılaşıyorum.

Yapış şekli farklı

Bir bitki fabrikasında sahada dolaşırken, yeni işe başlayan biri yanıma gelip şöyle sordu:

“Marulu hasat etme şekliniz, bana anlatılandan farklı.”

Çekinerek sordu. Kızgın değildi — gerçekten kafası karışmıştı.

Aynı marul hasadında bile, çalışan kişi değiştiğinde yöntem azıcık kayıyor. Yaprağı kaldırış biçimi, makasın açısı, tezgâha bırakma anı. Çalışanlar kendileri açısından sadece “her zamanki gibi” yapıyorlar; ama yeni başlayan biri için sanki kurallar her seferinde değişiyor gibi görünüyor.

Bunun sadece bitki fabrikalarına özgü olmadığını, birçok iş yerinde sıkça yaşandığını düşünüyorum. Öğreten taraf “ben bunu daha önce anlattım” diyor. Öğrenen taraf “az önce duyduğumla aynı değil” diyor. İki tarafın da kötü niyeti yok. Tam da kötü niyet olmadığı için işin içinden çıkmak zorlaşıyor.

Eğitim kolayca temenniye dönüşür

On yılı aşkın süredir bitki fabrikası işletmelerine ve saha eğitimine destek verdikten sonra, vardığım sonuç oldukça yalın:

Şirketlerin “eğitim” dediği şeyin büyük kısmı, temenniye yakındır.

Belki biraz sert bir ifade. Ama gösterişli eğitim slaytları ve kalın bir el kitabı hazırlasanız bile, orada öğretilenlerin sahaya gerçekten yerleşme olasılığı şaşırtıcı derecede düşük.

Büyük bir bitki fabrikasında, üç ay emek verilerek hazırlanan bir iş talimatı, tamamlandıktan yalnızca iki hafta sonra rafın arkasına gönderilmişti. Toz tutmak için biraz erken bir zaman. Bu satırları yazarken bile, o rafın arkasında düzgünce dizilmiş klasörlerin sırtları gözümün önüne geliyor. Hazırlayanların ne kadar emek verdiğini bildiğim için, gülüp geçemiyorum.

Tabii ki, hedef kitleye uygun, içeriği iyi tasarlanmış bir müfredat varsa iş başka. Ama bugün şirketlerden kaçı bu tür ideal bir eğitime gerçek anlamda kaynak ayırabiliyor?

Sahada hep aynı konuşma az çok tekrar ediyor:

“Yeniler aynı hatayı tekrar tekrar yapıyor. Onları doğru düzgün eğitin.”

“Onlara öğretmeye vakit yok ki.”

Yöneticinin söylediğini de anlıyorum. Saha liderinin söylediğini de anlıyorum. O yerde kendim durduğumda, kollarımı kavuşturup birkaç saniye susuyorum. Kafamın içinde eğitim, zaman, insan gücü, teslim tarihleri, bugünkü sevkiyat miktarı hep birlikte sıralanıyor. Hepsi önemli. Hiçbiri yeterli değil. Peki ne yapacaksın?

Birçok şirketin sonunda seçtiği şey, “iş talimatı hazırlamak” oluyor.

Açıkçası, müşteri şirketler “eğitim konusunda bir şey yapın” diye geldiğinde, sahada öğretecek vakit olmadığı için bir uzlaşma çözümü olarak ben de “önce bir iş talimatı hazırlayalım” diye önerdim.

Okunmayan talimatlar

Ama bir adım geri çekilip bakınca, açık:

İş talimatları pek okunmuyor.

Birlikte çalıştığım bitki fabrikalarından birinde, özenle hazırlanmış bir iş el kitabının erişim kayıtlarına bakmıştık. Onu fiilen açan çalışan sayısı azdı; sonuna kadar okuyanların sayısı daha da azdı.

O sayıları gördüğüm anda ekranın önünde bir an donakaldım. Kafamda sadece o sayıların azlığı kaldı, bir süre ağzımdan söz çıkmadı.

Okunmuş olsa bile, sorun bitmiyor.

Diyelim ki “yaprağı sol elinizle hafifçe kaldırın, sağ elinizle makası içeri sokun” diye yazıyla anlattınız. Bu yazıdan, eldeki gerçek hareketi ve ritmi yeniden üretebilecek kaç kişi var?

Tabii ki yazılı el kitapları gereksiz demiyorum. Adımları kayda geçirmek, karar ölçütlerini hizalamak, denetimlere hazırlanmak — talimatların kendine ait bir rolü var. Ama sahadaki “yapabilir hâle gelme” yükünü tek başına talimata yıkmak biraz ağır kaçıyor.

Videonun anlattığı

Bir gün, yapraklı sebzelerin hasat işinde yeni başlayanların verimi bir türlü yükselmiyordu, ne yapacağımı bilemiyordum. Anlatıyoruz. Talimat var. Yan yana durup gösteriyoruz. Yine de el hareketleri bir türlü oturmuyor.

Denemek için, deneyimli bir çalışanı akıllı telefonla sadece üç dakika çektim ve yenilere izlettim. Özel bir kurgu yok, açıklayıcı altyazı yok. Sadece hızlı, deneyimli ellerin ekranda akması.

Sonuç ertesi gün geldi.

Yenilerin iş hızı gözle görünür biçimde arttı.

Şaşırtıcı derecede yalındı. Yazıyla ne kadar anlatsak da tam olarak geçmeyen “hız” ve “ritim”, videoyla bir anda içeri akıyordu. Yandan izlerken susan ben oldum. Buraya kadar yaptığım onca anlatma neyin nesiydi, diye geçti içimden.

Özellikle hızlı, becerikli el işi gerektiren işlerde, “videodan izlemek” “yazıdan okumaya” göre kıyaslanmayacak ölçüde iyi geçiyor olabiliyor. Elin nereye konduğu, tereddütsüz oluş, bir hareketten diğerine geçiş aralığı. Bunları yazıya dökmeye çalıştığınızda birden sönükleşiyor.

Video eğitim malzemesinin avantajları yalın:

1. Sadece bir akıllı telefonla hemen başlayabilirsiniz
2. Deneyimli çalışanın “sözle anlatması zor el sezgisi” karşı tarafa geçer
3. Tekrar tekrar izleyince el hareketleri ve işin ritmi daha kolay oturur

Tabii ki karmaşık karar veya teori gerektiren işlerde, sadece video yetmez. Niçin o kararın verildiği, hangi ölçüte göre çalışıldığı için yazılı metin ve yüz yüze anlatım hâlâ gerekli.

Yine de, önce hareketleri hizalamak istediğiniz işlerde video oldukça güçlü.

Örneğin fide dikim işine iki dakikalık bir video eklemeyi deneyin. Sadece o kadar — ve el kitabını ne kadar okusanız da geçmeyen “ritim”, görüntü üzerinden doğal biçimde yerine oturmaya başlıyor.

Yarından itibaren denemek isterseniz, yapacaklarınız zor değil:

1. İşi en verimli yapan kişiyi bulun
2. O işi akıllı telefonla iki üç dakika çekin
3. Özel bir kurguya girmeyin — yenilere izletin
4. Etkiyi gözleyin

Yazılı el kitabı ve video birinden birini seçeceğiniz şeyler değil. İkisini birlikte kullanmak en iyisi. Ama vaktiniz ve kaynaklarınız kısıtlıysa, önce videoyu denemenin değeri var.

Bir iş talimatı hazırlayıp rafa kaldırmadan önce, deneyimli bir çalışanın ellerini iki dakikalığına çekmeyi deneyin. Sahanın “olağan” saydığı şeylerin, sırf bununla ne kadar değiştiğine şaşırabilirsiniz.