Köşe yazısı

Çevre kontrolü, personel planlaması ve maliyet hesabını kapsayan entegre dosya ver2.xlsx

Bitki fabrikası sahasında, “Aslında sistem kuralım istiyoruz ama bütçe yok, Excel’le bir şekilde halletsen” denilerek bana yıllarca söylenen hikayedir bu.

Excel’le Bir Şekilde Hallet

“Bu sayfa çalışmıyor.”

Şirketin bir köşesinden duyulan bu cümleyi, sizin iş yerinizde de bir kez olsun duymuş olabilirsiniz. Sesin sahibi, genellikle birden fazla sayfanın iç içe geçtiği, makrolar ve karmaşık fonksiyonlarla dolu bir Excel dosyasıyla boğuşuyordur.

Ben de o tür dosyaları yapan tarafa düşen bir insandım. Sözüm ona “Excel ustası.” Kulağa hoş gelen bir unvan, ama açıkçası kendimle pek gurur duyamam. Çünkü arkasından genellikle çetrefilli bir talep geliyor.

Başlangıç hep aynı.

“Aslında sistem kuralım istiyoruz ama bütçe yok, Excel’le bir şekilde halletsen.”

İlk başlarda ben de bu kadarını kolayca yaparım sanmıştım. Hasat programını bir araya getir, biraz fonksiyon ekle, gerekirse bir makro koy. Gerçekten böyle düşündüğüm bir dönem oldu. Şimdi geriye bakınca, oldukça toydum.

Dosya Büyür

Yıllar içinde sayısız Excel dosyası yaptım. Bunlardan biri, başlangıçta basit bir hasat programı tablosuydu.

Derken bir bakmışım ki çevre kontrolünü, personel planlamasını, maliyet hesabını da yapar olmuş; nihayetinde adı “Çevre kontrolü, personel planlaması ve maliyet hesabını kapsayan entegre dosya ver2.xlsx” olmuş. Sırf adı bile insanı açmaktan caydırıyor.

Bir keresinde meslektaşıma “Bu dosya içeride 10’dan fazla ayrı sayfaya başvuruyor, dokunacaksan önce bana haber ver” diye anlatmıştım. O sırada meslektaşımın yüz ifadesini hâlâ hatırlıyorum. Fareye koyduğu eli bir an durdu; ekran yerine bana baktı. Sanırım dokunulmaması gereken bir şey olduğuna karar vermişti.

O günden sonra o dosya, şirket içinde “dokunulmaması gereken Excel” gibi bir muameleye tabi tutulur oldu. Yapan kişi olarak ben sadece işleri kolaylaştırmak istemiştim, ama sonuç olarak küçük bir kara kutu büyütmüş oluyordum.

Pratikte şu var: bu tür dosyaları sadece onları yapan kişi bakımını yapabilir. Daha doğrusu: yapıldıktan sonraki 3 ay içinde, yalnızca onu yapan kişi bakabilir.

3 ayı geçince, dosyanın yazarı olan ben bile “Burada neden bu formüle başvuruluyor?” diye donup kalıyorum. Ekrandaki hücreleri takip ederken zamanın akışı tuhaflaşıyor. A sütunundan başlamış olmam gerekirken, bir bakıyorum başka bir sayfanın K sütununa bakıyorum; oradan da başka bir dosyaya başvuruluyor. Kafamın içinde, geçmişteki kendime “lütfen yorum bırak” diye defalarca söylüyorum.

Sistem Kurmak İstiyoruz, Ama

Bu noktada doğal olarak “şirket içi sistemleştirme” konusu gündeme geliyor.

Özel bir sistem getirilse, Excel yönetiminden kurtulmak mümkün. Düzgün bir şartname olsa, uzmanlar tarafından tasarlanmış bir sistem olsa, sorunların çoğu çözülebilirdi. Ben de bir programın hasat miktarını otomatik olarak öngördüğü, en uygun personel dağılımını hesapladığı ve sipariş vermeye kadar her şeyi yaptığı bir geleceğe özlem duyuyordum.

Ne var ki bitki fabrikası sahasındaki iş, bitki denen canlı bir varlığı muhatap alıyor. Beklenmedik değişiklikler günlük gerçekliğin bir parçası.

Mesela bir gün aniden “Bugünden itibaren yetiştirilen ürün çeşitlerini artırıyoruz, iş süreçlerine de yenileri eklenecek” denir. Excel olsa, sorumlu kişi o anda yeni bir sütun ekleyip iş değişikliğine hemen ayak uydurabilir. Görünüm biraz dağılır, ama bugünkü sevkiyata yetişir.

Özel sistemde işler o kadar kolay yürümüyor. Sistem revizyon talebi gönderirsin, bütçe onayı alırsın, geliştiricinin programının açılmasını beklersin. Bu arada, planladığın sevkiyat tarihi çoktan geçip gitmiş olur.

LED ışıkların yerleşimini değiştirip büyüme öngörü algoritmasını ayarlamak istediğinde de aynısı geçerli. Excel’de aynı gün formülü değiştirebilirsin; özel sistemde ise revizyon zaman alıyor. Tabii ki Excel’de aynı gün tepki verebilmek demek, aynı gün bozabilmek anlamına da gelir. İşte sıkıntılı olan tam da bu nokta.

Bir keresinde başka bir bölümün sistem kurmayı başardığı haberini almış, gıpta etmiştim. Ne var ki yarım yıl sonra o bölüm “sistem sahanın değişimine ayak uyduramıyor” diye yakınıyordu. Sonunda hem özel sistemi kullanırken hem de paralelde Excel’de yönetim yapan, çifte iş yüküne düşmüşlerdi.

Bu hikayeyi duyduğumda o parlak gelecek hayali bir anda sönümlendi. Gıpta ettiğim gelecek aniden bu tarafa geri gelmiş gibiydi. Sistem kurarsan her şey çözülür diyebilecek kadar saha basit değil.

Bitmeyen Son Sürüm

İdeal olanı, kusursuz bir sistemin tek seferde yapılabilmesi olurdu. Ne var ki bunun için muazzam bir zaman ve bütçe gerekir. Üstelik bitki fabrikalarının her firmada tesis özellikleri tamamen farklı. A şirketinin başarı örneğini olduğu gibi B şirketine taşıyabileceğinizin garantisi yok.

Genel amaçlı bir bitki fabrikası sistemi olsa kullanışlı olurdu. Ne var ki gerçekte ürün çeşitleri, ekipman, iş akışları, personel dağılımı, sevkiyat noktalarının koşulları her tesiste azar azar farklılaşıyor. Bu küçük farklar birikerek sonunda oldukça büyük bir ayrışmaya dönüşüyor.

Ve ironik olan şu: yeni sistem tamamlanana kadar geçici işletim için yapılan Excel dosyası, fark etmeden sahanın temel yönetim sistemi gibi olup çıkıyor. Yapılırken geçici bir çözüm olduğu düşünülmüştü, ama yapılışından 5 yıl sonra hâlâ sahada kullanılıyor. Bilgisayarımda böyle dosyalar dağ gibi var.

Yine de otomasyon teknolojisi kuşkusuz ilerliyor. Sensör teknolojisi ve yapay zekanın gelişimiyle birlikte, eskiden insan kararı gerektiren işler de azar azar otomatikleşiyor.

Benim umduğum, insanın esnekliğiyle sistemin istikrarının iyi biçimde kenetlendiği bir bitki fabrikası. Excel’i ustaca kullanan sahanın bilgisiyle programcının uzmanlığı bir araya gelirse, sahanın değişimlerine de yanıt verebilecek kadar akıllı bir sistemin gerçekleştiği gün gelir belki.

O güne kadar, ben Excel’le biraz daha çalışmaya devam edecek gibiyim.

Bu arada geçenlerde “son_sürüm_kesin_artık-gerçekten-değişiklik-yok__ver5.3.xlsx” adıyla kaydettiğim bir dosya vardı. Bu sabah baktığımda, biri tarafından “son_sürüm_kesin_artık-gerçekten-değişiklik-yok_ver5.3_düzeltildi_yeni.xlsx” adına çevrilmişti.

Bunu yazarken bile o dosya adına baktığımda omuzlarımdaki yük biraz hafifliyor. Excel ile mücadele bitmiyor, değil mi?