Kolom

FAX: Sarana komunikasi yang masih sangat aktif di bidang pertanian

Setiap kali saya memikirkan digitalisasi di bidang pertanian, ada satu FAX yang masih saya ingat sampai sekarang.

Formulir pesanan yang tidak terbaca

Kalau dibandingkan dengan industri lain, digitalisasi di bidang pertanian memang terasa masih berjalan lambat. Produk pertanian berhadapan langsung dengan alam, jadi mutu dan standarnya mudah bervariasi, dan itu memang membuatnya sulit untuk dikuantifikasi dan didigitalisasi dengan rapi. Itu memang benar.

Tetapi, alasannya bukan hanya itu.

Di tempat saya bekerja dulu, setiap hari sekitar pukul 18.00, pesanan untuk hari berikutnya dari salah satu pelanggan tetap selalu datang lewat FAX. Saya menerimanya, lalu menyiapkan pengiriman sambil melihat jumlah pesanannya. Bisa dibilang itu sudah jadi rutinitas. Masalahnya, FAX itu sering tidak bisa dibaca.

Justru bagian angka yang penting itu tertutup hitam.

Komatsuna itu 3 kantong, atau 8 kantong? Atau jangan-jangan 5? Saya menyipitkan mata, saya menjauhkan kertas sedikit, tetapi angkanya tentu tidak tiba-tiba jadi jelas. Sambil memegang kertas FAX itu, saya merasa waktu berhenti beberapa detik. Saya ingin pengiriman tetap jalan. Tetapi jumlahnya tidak tahu. Di situ saya juga tidak bisa mengandalkan tebakan.

Akhirnya, saya tidak punya pilihan selain menelepon untuk konfirmasi.

“Maaf, jumlah pesanan di FAX tidak kelihatan. Komatsuna-nya tadi berapa kantong ya?”

Kalau teleponnya langsung tersambung, itu masih mending. Makin lama konfirmasinya tertunda, makin terlambat juga persiapan pengiriman untuk besok. Begitu saya mendengar pengumuman, “Pelanggan yang Anda hubungi sedang tidak dapat menerima telepon,” tangan saya yang memegang gagang telepon langsung menegang sedikit. Yang terdengar hanya bunyi kecil mesin FAX di kejauhan, dan saya sempat berpikir dengan ketenangan yang aneh, jadi beginilah digitalisasi di lapangan.

FAX dan minum malam

Yang membuatnya lebih rumit lagi adalah waktunya, sekitar pukul 18.00. Kadang pelanggan sudah selesai bekerja dan mulai minum di rumah. Di pihak saya, saya ingin tahu jumlah pengiriman. Di pihak sana, mereka sudah selesai kerja seharian dan mungkin mulai merasa santai.

Lewat telepon saya mendengar, “FAX-nya tidak kelihatan? Saya sudah kirim kok. Komatsuna itu… 5 kantong.” Di tengah percakapan, terdengar bunyi es beradu di gelas. Saya sedang serius, tetapi suasananya terlalu terasa kesehariannya sampai-sampai ada momen yang justru membuat saya tertawa sedikit.

Saya juga pernah beberapa kali mengusulkan, “Bagaimana kalau lewat email saja?” Tetapi jawaban yang kembali kurang lebih selalu sama.

“FAX yang paling gampang.”

Di Jepang, FAX masih benar-benar dipakai sampai sekarang, jadi masalah seperti ini biasa saja terjadi. Ini bukan sesuatu yang selesai hanya dengan memasang sistem. Di situ ada cara kerja yang bagi orang tersebut sudah terbiasa, tidak mudah gagal, dan tidak terasa merepotkan. Saat itu saya benar-benar merasakan dengan konkret adanya “tembok kebiasaan” yang berdiri di depan digitalisasi.

Ada juga situasi ketika kertas lebih cepat

Lalu, apakah semua catatan di lapangan sebaiknya dijadikan data digital? Pada dasarnya, banyak catatan memang lebih praktis kalau didigitalisasi.

Terutama data budidaya dan data hasil produksi, nilainya baru terasa ketika nanti bisa dianalisis. Misalnya, apakah ada korelasi antara data lingkungan pada periode budidaya tertentu dengan data hasil panen. Begitu kita ingin memikirkan itu, kalau yang ada hanya catatan kertas, kita harus memasukkannya lagi sebagai data untuk bisa menganalisis. Kalau Anda pernah melakukannya, saya rasa Anda paham betapa melelahkannya pekerjaan sunyi seperti itu.

Dalam sertifikasi seperti GGAP juga, akan sangat membantu kalau catatan yang diperlukan bisa langsung ditampilkan dari data. Waktu untuk mencari jadi berkurang, dan dari sisi pengelolaan juga terasa lebih tenang.

Di sisi lain, kalau ditanya apakah semua hal cukup didigitalisasi saja, jawabannya juga tidak sesederhana itu.

Daftar periksa kebersihan atau daftar inspeksi harian kadang justru lebih cepat kalau pakai kertas. Setelah membersihkan toilet, tinggal beri lingkaran di kertas. Kalau hanya itu, jelas lebih cepat daripada membuka aplikasi, login, mencari item yang sesuai, lalu memberi tanda centang. Apalagi kalau di lapangan tangan sedang basah atau sedang memakai sarung tangan.

Di pertanian vertikal, orang dari berbagai kelompok usia bekerja bersama. Kalau Anda masih muda, mungkin Anda berpikir, “Mencatat di kertas itu bukannya merepotkan?” Tetapi bagi orang yang kurang nyaman dengan perangkat digital, memang benar bahwa kertas terasa lebih menenangkan.

Tetapi di sini juga, menurut saya kita tidak sebaiknya terlalu cepat mengambil kesimpulan. Sekarang ini, bahkan generasi kakek-nenek pun saling mengirim stiker lewat aplikasi pesan. Orang yang awalnya berkata, “Saya tidak bisa pakai aplikasi pesan seperti ini,” kadang ternyata bisa cepat terbiasa kalau kita cek cara pakainya bersama-sama.

Digitalisasi yang pas

Pada akhirnya, cara memakai kertas dan data itu paling realistis kalau disesuaikan dengan kondisi nyata di lapangan. Jawaban yang benar bukan selalu mendigitalisasi semuanya. Dalam banyak situasi, operasi hibrida yang memanfaatkan kelebihan kertas dan data justru terasa paling pas.

Pelanggan yang tetap bertahan dengan FAX, maupun senior yang merasa lebih tenang dengan catatan kertas, menurut saya tidak berarti mereka “tertinggal”. Yang perlu dilakukan oleh manajer atau orang yang bertanggung jawab atas implementasi adalah mendorong perubahan sedikit demi sedikit sambil mendengarkan suara lapangan.

Bahkan saat saya menulis ini sekarang, saya masih teringat angka di FAX yang tertutup hitam itu. Itu 3, 8, atau 5? Di satu angka kecil itu, ada persiapan pengiriman, ada minum malam pelanggan, dan ada juga seluruh sulitnya digitalisasi di bidang pertanian.

Di tempat Anda, digitalisasi kecil seperti apa yang rasanya bisa mulai dicoba besok?