Coluna

"Fizemos, mas ninguém lê" — A triste nova realidade dos manuais de trabalho

No treinamento dentro da fazenda vertical, encontro com frequência situações em que “achei que tinha ensinado, mas de algum modo a mensagem não chegou”.

O jeito está diferente

Uma vez, enquanto eu caminhava pela fazenda vertical, um novato me perguntou:

“O jeito que você está fazendo a colheita da alface é diferente do que me explicaram antes.”

Ele perguntou meio receoso. Não estava bravo — estava genuinamente confuso.

Mesmo na mesma colheita de alface, o método muda um pouco de pessoa para pessoa. Como levantam as folhas, o ângulo da tesoura, o momento de pousar a alface na bancada. Os próprios funcionários estão apenas fazendo “do jeito de sempre”, mas, do ponto de vista de um novato, parece que as regras mudam toda vez.

Acho que isso é uma cena comum não só em fazenda vertical, mas em muitos locais de trabalho. Quem ensina pensa “eu já expliquei isso”. Quem está aprendendo pensa “isso é diferente do que acabei de ouvir”. Nenhum dos dois lados tem má intenção. E é justamente por não haver má intenção que fica mais difícil desembaraçar.

O treinamento facilmente vira pensamento desejoso

Depois de mais de dez anos apoiando a operação de fazenda vertical e o treinamento no chão de fábrica, cheguei a uma conclusão bem simples.

A maior parte do que as empresas chamam de “treinamento” está mais perto de pensamento desejoso.

Talvez seja um jeito um pouco forte de dizer. Mas, mesmo quando se monta uma apresentação de treinamento bonita e um manual grosso, a probabilidade de que o que foi ensinado realmente se fixe no chão de fábrica é surpreendentemente baixa.

Em uma grande fazenda vertical, um manual de trabalho que levou três meses para ser montado foi parar no fundo da estante apenas duas semanas depois de ficar pronto. Cedo demais para começar a juntar poeira. Mesmo agora, enquanto escrevo isto, consigo visualizar as lombadas daqueles fichários alinhados na prateleira do fundo. Sabendo do esforço de quem fez aquilo, não dá para rir.

Claro, se houver um currículo bem desenhado que realmente se ajuste às pessoas a quem se está ensinando, é outra história. Mas quantas empresas hoje realmente têm recursos para esse tipo de treinamento ideal?

No chão de fábrica, mais ou menos a mesma conversa se repete.

“Os novatos continuam cometendo os mesmos erros. Treine eles direito.”

“Não tenho tempo para ensinar.”

Entendo o que o gerente está dizendo. Entendo o que o líder de equipe está dizendo. Quando estou eu mesmo nessa situação, fico de braços cruzados em silêncio por alguns segundos. Na minha cabeça, treinamento, tempo, mão de obra, prazos e o volume de expedição de hoje vêm todos ao mesmo tempo. Tudo importa. Nada é suficiente. Então o que se faz?

O que muitas empresas acabam escolhendo é “criar um documento de instrução de trabalho”.

Honestamente, quando empresas-clientes me pedem para “fazer alguma coisa em relação ao treinamento”, eu mesmo já propus — “vamos começar montando um documento de instrução de trabalho” — como solução de compromisso quando não há tempo para ensinar no chão de fábrica.

Instruções que ninguém lê

Mas, pensando friamente, é evidente.

Documentos de instrução de trabalho não costumam ser lidos.

Em uma das fazendas verticais com que trabalhei, uma vez olhamos o histórico de acesso de um manual de trabalho cuidadosamente escrito. Apenas uma pequena parcela dos funcionários havia realmente aberto, e o número dos que leram até o fim era ainda menor.

No momento em que vi aqueles números, fiquei parado por um instante diante da tela. A única coisa em que conseguia pensar era em como eram poucos. Não consegui dizer nada por um tempo.

E mesmo que seja lido, ainda restam problemas.

Suponha que você escreva, em texto, “levante levemente a folha com a mão esquerda e corte com a tesoura na mão direita”. Quantas pessoas conseguem realmente reproduzir esse movimento e esse ritmo só lendo essas palavras?

Claro, não estou dizendo que manuais em texto sejam dispensáveis. Registrar procedimentos, alinhar critérios de julgamento, preparar para auditorias — o documento de instrução tem o seu papel. Mas pedir que só o documento carregue o “passar a saber fazer” do chão de fábrica é um peso grande demais.

O que o vídeo conseguiu transmitir

Em certo momento, no trabalho de colheita de hortaliças folhosas, a produtividade dos novatos não estava melhorando, e eu estava sem saber o que fazer. Estávamos explicando. O documento de instrução existia. Estávamos ensinando lado a lado. Ainda assim, as mãos deles continuavam desajeitadas.

Então, como teste, filmei um trabalhador experiente por apenas três minutos com o smartphone e mostrei aos novatos. Sem edição especial, sem legendas explicativas. Só mãos hábeis e treinadas na tela, do começo ao fim.

O resultado veio no dia seguinte.

A velocidade de trabalho dos novatos subiu visivelmente.

Foi quase decepcionante de tão simples. A “velocidade” e o “ritmo” que não passavam por mais que a gente explicasse por escrito atravessaram instantaneamente pelo vídeo. Olhando de lado, fui eu quem ficou em silêncio por um momento. Para que serviu então toda aquela explicação?

Especialmente em trabalhos que exigem agilidade manual, “ver em vídeo” pode passar muito melhor do que “ler em texto”. Como a mão é posicionada, a ausência de hesitação, o intervalo entre um movimento e o seguinte. Quando se tenta colocar essas coisas no papel, elas de repente perdem força.

As vantagens do material de treinamento em vídeo são simples.

1. Com apenas um smartphone, dá para começar na hora
2. O “macete das mãos difícil de explicar em palavras” do trabalhador experiente é transmitido
3. Assistir várias vezes facilita absorver o movimento das mãos e o ritmo do trabalho

Claro, para trabalhos que exigem julgamento ou teoria mais complexos, só o vídeo não basta. Para o porquê de uma decisão, e para os critérios que se está usando, ainda são necessários texto e explicação presencial.

Mesmo assim, para trabalhos em que se quer, antes de tudo, alinhar o jeito de se mover, o vídeo é bastante forte.

Por exemplo, no transplantio definitivo de mudas, experimente introduzir um vídeo de dois minutos. Só com isso, o “ritmo” que nenhuma quantidade de leitura do manual conseguiu transmitir começa a se fixar naturalmente pelas imagens.

Se quiser experimentar a partir de amanhã, não é difícil.

1. Encontre a pessoa que faz o trabalho de forma mais eficiente
2. Filme esse trabalho por dois ou três minutos com o smartphone
3. Pule a edição especial — apenas mostre o vídeo aos novatos
4. Observe o efeito

Manual em texto e vídeo não são uma escolha de um ou de outro. Usar os dois é o melhor. Mas, se o tempo e os recursos são limitados, vale começar testando o vídeo.

Antes de montar um documento de instrução de trabalho e guardá-lo na estante, experimente filmar as mãos de um trabalhador experiente por apenas dois minutos. Pode ser surpreendente o quanto só isso já consegue mexer com o que se toma como certo no chão de fábrica.