Columna
«Lo hicimos, pero nadie lo lee»: la triste nueva realidad de los manuales de trabajo
En la formación en planta de las granjas verticales, me encuentro a menudo con situaciones del tipo «pensé que ya lo había enseñado, pero, no sé cómo, no acabó de calar».
La forma de hacerlo no coincide
Una vez, mientras recorría la planta de una granja vertical, una persona recién incorporada se acercó y me preguntó:
«La forma en que está cosechando la lechuga no es la que me explicaron antes».
Lo dijo con cierta timidez. Sin enfado, con la cara de alguien genuinamente confundido.
Aun tratándose de la misma cosecha de lechuga, la manera de hacerlo cambia un poco según quién esté trabajando. Cómo levantan las hojas, el ángulo con el que entran las tijeras, el momento de dejarla en la mesa de trabajo. Las personas que llevan tiempo lo hacen «como siempre», pero, desde la mirada de alguien que acaba de llegar, parece que las reglas cambian cada vez.
Creo que esta es una historia común, no solo en las granjas verticales, sino en muchos lugares de trabajo. Quien enseña piensa: «esto ya lo expliqué». Quien recibe la enseñanza piensa: «esto no es lo que acabo de oír». Ninguna de las dos partes lo hace con mala intención. Y precisamente porque no hay mala intención, la cosa se enreda más.
La formación se convierte fácilmente en un deseo
Después de más de diez años apoyando la operación de granjas verticales y la formación en planta, mi conclusión es bastante simple.
La mayor parte de lo que las empresas llaman «formación» se parece más a un deseo.
Quizá suene un poco fuerte dicho así. Pero, por mucho que se preparen diapositivas vistosas y manuales de buen grosor, la probabilidad de que lo enseñado eche raíces en la planta es asombrosamente baja.
En una granja vertical de cierta envergadura vi cómo un manual de trabajo, preparado durante tres meses, acabó al fondo de una estantería apenas dos semanas después de quedar terminado. Demasiado pronto para empezar a acumular polvo. Incluso ahora, mientras escribo esto, me viene a la cabeza la imagen de aquellos lomos alineados al fondo del estante. Sabiendo el esfuerzo que pusieron quienes lo hicieron, no es algo que pueda tomarse a la ligera.
Por supuesto, si existe un programa formativo realmente cuidado y adaptado a las personas a las que va dirigido, la cosa cambia. Pero ¿cuántas empresas pueden hoy permitirse el coste de una formación así de ideal?
En la planta, la conversación se repite, más o menos, de la misma manera.
«Los nuevos siguen cometiendo los mismos errores. Hay que formarlos como es debido».
«Es que no hay tiempo para enseñarles».
Entiendo lo que dice el responsable. Entiendo lo que dice el líder de planta. Cuando me toca estar ahí, también yo me quedo unos segundos en silencio, pensativo. En la cabeza se me amontonan a la vez la formación, el tiempo, la mano de obra, los plazos, el envío de hoy. Todo importa. Nada alcanza. Entonces, ¿qué se hace?
Lo que muchas empresas terminan eligiendo es «elaborar un documento de instrucciones de trabajo».
Sinceramente, cuando una empresa cliente me ha pedido «hacer algo con la formación», yo mismo he propuesto, como solución de compromiso ante la falta de tiempo para enseñar en planta, empezar por «elaborar un documento de instrucciones de trabajo».
Instrucciones que nadie lee
Pero, si uno se detiene un momento, es evidente.
Las instrucciones de trabajo no se leen demasiado.
En una de las granjas verticales con las que trabajé, miramos en una ocasión el historial de accesos de un manual de trabajo escrito con mucho cuidado. Solo una pequeña parte de la plantilla lo había abierto realmente, y aún menos lo habían leído hasta el final.
En el momento en que vi esos números, me quedé un rato paralizado delante de la pantalla. En la cabeza solo me daba vueltas lo bajos que eran. Tardé en poder decir algo.
Y, aunque se llegue a leer, los problemas siguen ahí.
Imaginemos que se escribe, en texto, «levanta ligeramente la hoja con la mano izquierda y corta con las tijeras con la derecha». ¿Cuánta gente puede reproducir realmente ese movimiento y ese ritmo solo con leer esas palabras?
Por supuesto, no es que los manuales de texto sobren. Dejar constancia de los procedimientos, alinear los criterios de juicio, prepararse para una auditoría: las instrucciones de trabajo tienen su propio papel. Pero pedirles a ellas solas que carguen con el «llegar a saber hacerlo» de la planta es pedirles demasiado.
Lo que sí se transmitió por vídeo
En cierto momento, en el trabajo de cosecha de hortalizas de hoja, la productividad de las personas recién incorporadas no acababa de subir, y yo no sabía qué hacer. Las explicaciones estaban ahí. El documento de instrucciones, también. Las acompañábamos al lado, enseñándoles. Aun así, las manos se les quedaban rígidas.
Así que, a modo de prueba, grabé con el móvil a una persona experimentada durante apenas tres minutos y se lo enseñé al equipo nuevo. Sin edición especial, sin rótulos explicativos. Solo unas manos rápidas y diestras en pantalla, todo el rato.
El resultado llegó al día siguiente.
La velocidad de trabajo de las personas nuevas subió de manera visible.
Resultó casi anticlimático: así de simple. La «velocidad» y el «ritmo» que, por mucho que explicáramos por escrito, no terminaban de transmitirse, entraron al instante a través del vídeo. Mirándolo desde un lado, fui yo quien se quedó callado un momento. ¿Para qué habrá servido todo lo explicado hasta ahora?, pensé.
Sobre todo en los trabajos que exigen rapidez y soltura de manos, «verlo en vídeo» llega abrumadoramente mejor que «leerlo por escrito». Cómo se coloca la mano, la ausencia de duda, el ritmo entre un movimiento y el siguiente. Cuando se intenta poner todo eso por escrito, de repente se queda flojo.
Las ventajas del material formativo en vídeo son simples.
- Con un solo móvil, se puede empezar enseguida
- El «saber hacer manual difícil de poner en palabras» de la persona experimentada se transmite
- Verlo varias veces ayuda a interiorizar el movimiento de las manos y el ritmo de la tarea
Por supuesto, para tareas que requieren juicios complejos o teoría, el vídeo solo no basta. Para el porqué de un juicio y los criterios desde los que se trabaja, siguen haciendo falta el texto y la explicación cara a cara.
Aun así, para los trabajos en los que lo primero que se quiere es alinear cómo se mueven todas las personas, el vídeo es bastante potente.
Por ejemplo, en el trasplante definitivo de plántulas, pruebe a introducir un vídeo de dos minutos. Solo con eso, ese «ritmo» que, por mucho que se lea el manual, no terminaba de transmitirse, empieza a asentarse de forma natural a través de las imágenes.
Si quiere probarlo a partir de mañana, no tiene mayor dificultad.
- Encuentre a la persona que hace el trabajo de la forma más eficiente
- Grabe con el móvil dos o tres minutos de su trabajo
- Sin edición especial: que el equipo nuevo simplemente lo vea
- Observe el efecto
Los manuales de texto y el vídeo no son una elección excluyente. Lo mejor es usar los dos. Pero, si el tiempo y los recursos son limitados, vale la pena empezar por el vídeo.
Antes de elaborar un documento de instrucciones de trabajo y guardarlo en una estantería, pruebe a grabar las manos de una persona experimentada durante apenas dos minutos. Puede que se sorprenda de cuánto cambia, solo con eso, lo que en planta se da por hecho.