Columna

ArchivoIntegrado_ControlAmbiental_Personal_CalculoCostes_ver2.xlsx

Esta es la historia de oír, una y otra vez en la granja vertical: «Nos encantaría tener un sistema como Dios manda, pero no hay presupuesto. Apáñatelo con Excel».

Apáñatelo con Excel

«Oye, esta hoja no me funciona».

En cualquier oficina, en algún rincón, esa frase se acaba diciendo. Y quien lo dice suele estar peleándose con un archivo de Excel donde varias hojas están enredadas entre sí, con macros desperdigadas por todos lados y funciones complicadas enredadas como una telaraña.

Y yo era de esos a los que les toca construir esos archivos. El llamado «mago de Excel». Un apodo simpático, pero no es algo que pueda llevar con mucho orgullo. Sobre todo porque, después, siempre vienen los encargos espinosos.

Siempre empieza igual.

«Mira, lo ideal sería un sistema de verdad, pero no hay presupuesto. ¿Te lo apañas en Excel?».

Al principio yo también pensaba que sería bastante sencillo. Juntar el calendario de cosecha, meter unas cuantas fórmulas, añadir una macro si hace falta. Hubo una época en la que de verdad lo creía. Visto ahora, era bastante ingenuo.

El archivo crece

A lo largo de los años he construido bastantes archivos de Excel. Uno de ellos empezó como un simple calendario de cosecha.

En algún momento del camino, empezó a ocuparse también del control ambiental, la asignación de personal y el cálculo de costes, y al final acabó llamándose «ArchivoIntegrado_ControlAmbiental_Personal_CalculoCostes_ver2.xlsx». Solo el nombre ya hace que dudes antes de abrirlo.

Una vez le expliqué a un compañero: «Este archivo hace referencia a más de diez hojas distintas por dentro, así que si vas a tocarlo, avísame antes». Aún recuerdo la cara que puso aquel compañero. Su mano se quedó un instante quieta sobre el ratón, y me miró a mí en lugar de mirar la pantalla. Creo que decidió, ahí mismo, que aquello era algo que no se debía tocar.

A partir de ese día, ese archivo pasó a tener una especie de estatus de «no tocar» dentro de la oficina. Yo, como autor, solo había querido hacerlo útil; pero lo que había acabado haciendo, en el fondo, era haber creado una pequeña caja negra.

La realidad práctica es que un archivo así solo lo puede mantener la persona que lo construyó. O, dicho con más precisión: solo la persona que lo construyó, y solo dentro de los tres meses siguientes a haberlo hecho.

Pasados esos tres meses, hasta yo, que soy el autor, me quedo bloqueado: «¿Por qué esta fórmula está apuntando a esa celda?». Mientras voy siguiendo las celdas por la pantalla, el tiempo empieza a comportarse de forma rara. He empezado en la columna A, pero de pronto estoy mirando la columna K de otra hoja, que a su vez tira de otro archivo distinto. En la cabeza, no paro de decirle al «yo» del pasado: por favor, déjate un comentario.

Querría un sistema de verdad, pero…

Llegados a ese punto, como es lógico, sale el tema de «pasarnos a un sistema interno como Dios manda».

Si metes un sistema dedicado, escapas de la trampa del Excel. Con una documentación en condiciones y un sistema diseñado por profesionales, la mayoría de los problemas deberían poder resolverse. Yo mismo soñaba con un futuro en el que el software predijera automáticamente la cantidad de cosecha, calculara la asignación óptima de personal y hasta hiciera los pedidos él solo.

Pero el caso es que, en la granja vertical, el trabajo de planta se hace con plantas, que son seres vivos. Los cambios imprevistos son el pan de cada día.

Pongamos que un día te dicen, de golpe: «A partir de hoy, ampliamos los tipos de cultivo y añadimos pasos al proceso». Con Excel, la persona encargada puede añadir columnas nuevas allí mismo y, de momento, adaptar el trabajo al cambio. El archivo queda un poco más feo, pero llega al envío de hoy.

Con un sistema dedicado, la cosa no va tan rápido. Tienes que presentar una solicitud de modificación, conseguir la aprobación del presupuesto y esperar a que se libere la agenda del desarrollador. Para entonces, la fecha de envío que tenías prevista ya ha pasado.

Lo mismo ocurre cuando quieres ajustar el algoritmo de predicción de crecimiento porque has cambiado la disposición de las luces LED. Con Excel puedes cambiar la fórmula el mismo día. Con un sistema dedicado, las modificaciones llevan tiempo. Por supuesto que con Excel se pueda «cambiar el mismo día» también significa que se puede «romper el mismo día». Esa es la parte incómoda.

Una vez oí que otro departamento había logrado pasarse con éxito a un sistema dedicado y sentí una punzada de envidia. Seis meses después, ese mismo departamento se quejaba de que «el sistema no es capaz de seguir el ritmo de los cambios del día a día». Habían acabado llevando en paralelo el sistema dedicado y el Excel: el doble de trabajo.

Cuando oí aquello, algo de fondo en mi cabeza bajó un poco el volumen. De pronto, el césped del vecino ya no parecía tan verde. Pasarse a un sistema de verdad no lo soluciona todo. La granja no es así de sencilla.

La versión final que no termina nunca

Lo ideal sería construir un sistema perfecto desde cero, todo de golpe. Pero eso requiere una enorme cantidad de tiempo y presupuesto. Y, además, las granjas verticales varían enormemente de una empresa a otra en cuanto a las especificaciones de las instalaciones. No hay ninguna garantía de que lo que funcionó en la empresa A vaya a funcionar en la empresa B.

Tener un sistema universal de granja vertical sería útil. Pero, en la práctica, los detalles concretos —tipos de cultivo, equipamiento, flujos de trabajo, organización del personal, condiciones de envío— son ligeramente distintos en cada instalación. Esas pequeñas diferencias se van acumulando y, al final, suman algo bastante grande.

Y luego está la ironía: ese archivo de Excel que montaste como apaño temporal mientras esperabas el sistema nuevo se ha ido convirtiendo, sin hacer ruido, en la columna vertebral operativa de la planta. Tenía que ser una solución a corto plazo. Cinco años después, ahí sigue funcionando. Tengo el disco duro lleno de archivos así.

Dicho esto, la tecnología de automatización no para de avanzar. Los sensores y la IA están asumiendo poco a poco tareas que antes exigían criterio humano.

Lo que yo espero es una granja vertical en la que la flexibilidad de las personas y la estabilidad del sistema encajen de verdad. Si juntas el conocimiento de planta de quien domina Excel con el saber hacer de los programadores, puede que llegue el día en que tengamos un sistema lo bastante listo para aguantar lo que la planta le eche encima.

Hasta ese día, parece que voy a seguir peleándome con Excel un tiempo más.

Por cierto: el otro día guardé un archivo con el nombre «final_FINAL_en-serio-no-más-cambios_ver5.3.xlsx». Esta mañana, al mirarlo, alguien lo había renombrado como «final_FINAL_en-serio-no-más-cambios_ver5.3_revisado_NUEVO.xlsx».

Ahora, mientras escribo esto, ese nombre de archivo me sigue arrancando un suspiro. Esta pelea con Excel no se acaba nunca, ¿verdad?