“만들었지만 아무도 보지 않는” 슬픈 작업 매뉴얼의 새로운 상식

여러분 안녕하세요! 저는 Shohei입니다.
이 칼럼은 제 현장 경험을 중심으로 쓰고 있습니다.
10년 이상 현장에 있다 보면, 정말 여러 가지가 있죠. 생각나는 것을 편하게 쓰고 있습니다.
뭐, “아, 다른 공장은 그렇구나” 같은 느낌으로 편하게 읽어주세요.

“상추 수확 방법, 전에 들었던 방법과 다릅니다”

“상추 수확 방법, 전에 들었던 방법과 다릅니다”
제가 식물 공장 현장을 둘러보고 있을 때의 일입니다. 신입 직원이 조심스럽게 물어왔습니다. 확실히 같은 상추인데도 담당자가 바뀌면 미묘하게 작업 방법이 달라집니다. 이것은 식물 공장에 한정되지 않고, 많은 직장에서의 ‘흔한 일’이 아닐까요?

연수라는 이름의 ‘희망사항’

10년 이상 식물 공장의 운영 지원과 현장 교육에 종사해온 저의 결론은 어떤 의미에서 심플합니다.
“회사가 수행하는 ‘교육’의 대부분은 희망사항에 불과하다”.
화려한 연수 슬라이드나 두꺼운 매뉴얼을 만들어도, 그 내용이 현장에 정착할 확률은 놀라울 정도로 낮습니다. 어느 대형 식물 공장에서는 3개월에 걸쳐 만든 작업 매뉴얼이 완성 후 불과 2주 만에 책장 구석으로 밀려났습니다.
물론 “대상자에게 맞춘 충실한 커리큘럼”이 있다면 이야기는 다릅니다. 하지만, 그런 이상적인 연수를 위해 비용을 투자할 여유가 현재의 일본 기업에 얼마나 있을까요?

‘가르치고 싶다’ VS ‘가르칠 여유가 없다’의 영원한 모순

현실의 현장에서는 이런 대화가 반복되고 있습니다.
“신입이 같은 실수를 반복하고 있어! 제대로 교육해 줘!” (관리직)
“가르칠 시간이 없어요…” (현장 리더)
결과적으로 많은 기업이 선택하는 것은 이른바 “작업 표준서를 만드는 것”입니다.
저 역시 솔직히 말하면, 클라이언트 기업으로부터 “교육을 어떻게든 해결해 주세요”라는 상담을 받으면, 우선 “작업 표준서를 만들어 봅시다”라고 제안해 왔습니다. 시간이 없는 중에서의 타협책으로서.

읽히지 않는 매뉴얼의 슬픈 현실

하지만, 냉정하게 돌이켜보면 명백합니다.
작업 표준서는 읽히지 않는다.
제가 관여한 식물 공장의 하나에서는, 정성껏 만든 52페이지의 작업 매뉴얼의 접속 기록을 조사했더니, 실제로 열어본 직원은 전체의 23%밖에 없었습니다. 게다가 끝까지 읽은 사람은 고작 7%. 이것이 현실입니다.
읽어준다고 해도, “잎을 왼쪽으로 약간 들어 올리고, 오른손으로…”라는 문장을 읽었다고 해서, 실제 작업에 반영할 수 있는 사람은 얼마나 될까요?

‘보는 것’이 ‘하는 것’으로 바뀌는 순간

그런데 어느 발견이 저의 상식을 뒤엎었습니다.
잎채소의 수확 작업에서, 신입의 생산성이 좀처럼 오르지 않아 고민하고 있을 때. 저는 시험 삼아, 숙련자의 작업을 스마트폰으로 3분만 촬영해서, 신입에게 보여주었습니다. 특별한 편집이나 해설도 추가하지 않습니다. 그저 “빠른 손놀림”을 보여주기만 할 뿐.
결과는 놀라운 것이었습니다. 다음 날에는 신입의 작업 속도가 약 30% 향상된 것입니다.
“글자로 읽는 것”보다 “영상으로 보는 것”이, 특히 “속도”나 “리듬”이 요구되는 작업에서는 압도적으로 효과적이었던 것입니다.

내일부터 시도해볼 수 있는 동영상 활용법

동영상 교재의 장점은 단순명쾌합니다.

스마트폰 하나만 있으면 지금 바로 시작할 수 있다
숙련자의 “어떤 느낌의 요령”이 전달된다
반복해서 보는 것으로 점차 익숙해진다
특히 “빠른 손놀림”이 요구되는 작업에는 절대적인 효과가 있습니다. 반대로 복잡한 판단이나 이론이 필요한 경우에는, 동영상만으로는 불충분할 수도 있습니다.
제가 최근 관여하고 있는 모종 심기 작업에서는, 2분짜리 동영상을 도입했을 뿐인데, 신입의 작업 효율이 1주일 만에 1.5배가 되었습니다. 매뉴얼을 몇 번을 읽어도 전달되지 않았던 “리듬”이, 영상을 통해 자연스럽게 익혀진 것입니다.

내일, 당신이 시도해 볼 수 있는 것

자, 여기까지 읽은 당신에게도, 내일부터 시도해 볼 수 있는 것이 있습니다.

가장 효율적으로 작업하고 있는 사람을 찾는다
스마트폰으로 2~3분, 그 작업 장면을 촬영한다
특별한 편집 없이, 신입에게 “그냥 보여준다”
효과를 관찰한다
문자 매뉴얼과 동영상, 둘 다 사용하는 것이 가장 좋지만, 시간과 리소스가 제한되어 있다면, 우선은 동영상부터 시도해 보는 것은 어떨까요?
당신의 직장의 “당연한 것”이, 내일부터 조금 달라질지도 모릅니다.